Het plannen van diensten gaat vaak jaren vooruit. Zeker veel gevraagde sprekers moet je op tijd boeken. Er moet goed overzicht worden gehouden van de uitstaande verzoeken én (openstaande) diensten. “Vanaf de zijlijn zag ik in mijn eigen gemeente hoeveel tijd deze klus in beslag nam. Overzichten werden bijgehouden op papier of in statische spreadsheets. De communicatie ging daarnaast per e-mail, telefoon of app.” Dat moet toch efficiënter kunnen dacht initiatiefnemer Guido de Goede.

“In veel gemeenten wordt dit werk gedaan door vrijwilligers, en die tijd is kostbaar. Zeker omdat tegenwoordig veel teams onderbezet zijn. Er vinden ook met regelmaat wisselingen plaats en een stapel post-its en informatie die bij één persoon zit is toch lastig overdraagbaar.” Als IT-ontwikkelaar was het wel duidelijk in welke hoek de oplossing gezocht moest worden en zo ontstond het idee voor Spreker Geboekt.

“We hebben software gemaakt die het opstellen van de agenda, het uitnodigen van sprekers en de communicatie die hierbij komt kijken centraal regelt. Door het proces te digitaliseren én deels te automatiseren kan veel tijd worden bespaard én is het werk makkelijk overdraagbaar of kan er samen aan gewerkt worden. We hebben het getest in onze eigen gemeente en willen het proefgebied nu gaan vergroten.”

De oplossing is nog niet beschikbaar, maar voor de eerste planners is het nu mogelijk om zich aan te melden voor een proefversie van de software. “We willen deze klus zo goed mogelijk faciliteren voor kerken, zodat het hun teams minder tijd kost, minder belast en zo tijd en energie overblijft voor andere activiteiten. Op deze manier dragen we iets bij dat bij ons past en kunnen we anderen dienen met onze talenten.”

De testversie is nu beschikbaar, klik hier voor meer informatie en om mee te bouwen.