"Een verpleegkundige heeft infuusnaalden nodig en een technisch vrijwilliger schroeven voor de generatoren die het ziekenhuis draaiende houden. Als je hen dit zelf laat aanschaffen, gaat er veel kostbare tijd verloren. Daarom is er het Europees Distributiecentrum van Mercy Ships in Rotterdam. Hier kopen we allerlei medische, maritieme en gebruiksgoederen in voor de bevoorrading van onze ziekenhuisschepen”, vertelt Marnix, director van het Europees Distributiecentrum (EDC) van Mercy Ships. “Dit doen we samen met onze collega’s in de Verenigde Staten, waar het andere distributiecentrum van Mercy Ships gevestigd is. Per jaar verschepen we allebei zo’n 60 containers materialen naar onze schepen en projecten in Afrika.”

Hoe komt het eigenlijk dat Mercy Ships een distributiecentrum in Nederland heeft? “Eigenlijk is dat historisch zo bepaald”, reageert Marnix. “Het eerste ziekenhuisschip van Mercy Ships, de Anastasis, legde vroeger vaak aan in Rotterdam. Als het schip dan toch in Rotterdam was, werd er gelijk van de mogelijkheid gebruik gemaakt om het te bevoorraden. Rotterdam is natuurlijk ook een handige locatie omdat het een havenstad is, veel maritieme industrie heeft en een knooppunt is van de internationale handel. De producten die we nodig hebben zijn hier makkelijk verkrijgbaar."

Marnix legt vervolgens uit hoe zijn team te werk gaat. “We werken met twee teams: Inkoop en Logistiek. Team Inkoop werkt hoofdzakelijk vraaggestuurd. Vrijwilligers aan boord bestellen de producten die ze nodig hebben. De aanvraag hiervoor komt dan binnen bij ons kantoor in Rotterdam. De inkoper gaat voor zijn of haar specialisme op zoek naar de juiste prijs en kwaliteit van het specifieke product. We vergelijken leveranciers, levertijden en alternatieve producten. Maar we zorgen ook voor herbevoorrading van items die altijd nodig zijn, zoals bijvoorbeeld desinfectiemiddel. 

Team Logistiek ontvangt in het magazijn de producten en labelt ze meteen met interne barcodes voor de vindbaarheid in de opslagruimtes. Het labelen hoeven ze dus op de schepen niet meer te doen. Ook hiermee ontzorgen we de vrijwilligers aan boord. Sommige artikelen worden opgeslagen in ons magazijn. Wat veel mensen niet beseffen, is dat schepen relatief beperkte opslagruimten hebben. Daarom fungeert ons magazijn ook als opslagruimte. Met de containers die we toch al verzenden vullen we meteen de voorraad aan boord aan.”

Marnix vertelt dat leveranciers die de missie van Mercy Ships een warm hart toedragen regelmatig hun producten doneren. “En nog vaker wordt er korting gegeven op producten die we bestellen.  Laatst was er een leverancier die over een factuur van € 10.000 zei: “laat de betaling maar zitten”. Dat vind ik echt een ontzettend mooi gebaar."

Wat ziet Marnix als het meest ingewikkelde deel van dit enorme, logistieke proces? “Het inkopen van goederen uit landen die geen lid zijn van de Europese Unie, zoals Noorwegen, brengt vaak veel formaliteiten met zich mee. Ik vergelijk dit proces ook wel met het doen van je belastingaangifte, maar dan bij íedere zending opnieuw. Formaliteiten zien we ook bij het verschepen van containers naar Afrika. Als de Global Mercy of Africa Mercy een nieuwe werkperiode start en van land wisselt, dan gebeurt het weleens dat containers geblokkeerd staan in de haven van aankomst. Ze wachten dan op een check van de inhoud voordat ze het land in mogen. Dat zijn de grootste hindernissen."

Samen met zijn teams draagt Marnix een steentje bij aan de levensveranderende operaties van Mercy Ships. ”Wij leveren allerlei producten die allemaal bijdragen aan de operaties van patiënten op de ziekenhuisschepen. Soms bestellen en verschepen we bijvoorbeeld schroeven voor een generator die het schip van stroom voorziet. Schroeven – een totaal willekeurig product, denk je dan. Maar zonder schroeven heb je geen werkende generator, en dus geen stroom. En als je geen stroom hebt kun je niet opereren. Al het werk van het EDC draagt uiteindelijk écht bij aan de missie om met operaties en trainingen hoop en genezing te brengen. En elke donatie, of het nu financiële steun of het kosteloos leveren van goederen is, maakt dat mede mogelijk!"

Enkele duizenden kilometers verderop in Madagaskar is momenteel ziekenhuisschip de Africa Mercy in field service. Aan boord is Maarten Hoogendoorn, manager van het bevoorradingsteam, samen met zijn team verantwoordelijk voor de gehele voorraad van het schip. Wekelijks gaan er kilo’s fruit, honderden medische materialen en maritieme onderdelen door zijn handen. 

De manager is sinds 2022 vrijwilliger in het bevoorradingsteam nadat hij daarvoor via-via op de website van Mercy Ships terechtkwam en enthousiast raakte. “Binnen een half uur had ik besloten: dit ga ik doen! Ik heb inmiddels op beide schepen gewerkt en ik werk nu als Supply Manager op de Africa Mercy in Madagaskar. Mijn team en ik zorgen dat er altijd voldoende voorraad aanwezig is van medische producten, maritieme onderdelen en bijvoorbeeld ook levensmiddelen."

“Zeecontainers met goederen, vaak verstuurd vanuit het Europees Distributiecentrum van Mercy Ships in Rotterdam, komen per schip aan in de haven en gaan door de douane”, vertelt Maarten als hem gevraagd wordt hoe de bevoorrading op het ziekenhuisschip eruitziet. “Vervolgens worden ze bij het ziekenhuisschip gebracht. Daarna halen mijn team en ik de container leeg.”

“Op de Africa Mercy hebben we niet de mogelijkheid om de container óp het schip te lossen”, vervolgt hij. “Er is een opslagruimte aan de voorkant en aan de achterkant van het schip. De pallets met non-food en medische goederen worden uit de zeecontainer gehaald en gaan via het cargo-gedeelte de achterzijde van het schip in. De voedselopslaglocatie is aan de voorzijde van het schip. Een kraan hijst deze goederen aan boord. Tussen de voorraadlocaties in bevindt zich het ziekenhuisgedeelte. Daar kun je niet zomaar doorheen lopen. Daarom gebeurt de verdeling van de goederen op het dok naast het ziekenhuisschip.”

Het team van Maarten op de Africa Mercy bestaat uit 11 logistieke mensen, vertelt hij “Er zijn 6 vrijwilligers (crewmembers) en 5 lokale mensen (daycrew). Deze mensen worden betaald door Mercy Ships, zodat we in de landen die we bezoeken ook de lokale economie ondersteunen. Ik vind de dynamiek in het team heel leuk. Hier in Madagaskar spreekt iedereen onderling Frans. Zo kan de daycrew makkelijk aansluiting vinden met de internationale vrijwilligers. Door in één taal te communiceren is het een hecht team. We maken leuke grappen met elkaar, maar staan ook stil bij het mooie werk dat we doen. We starten dagelijks met een dagopening. We lezen dan uit de Bijbel, bespreken wat we gaan doen die dag en bidden samen om een zegen voor het logistieke werk.”

                          Maarten (helemaal rechts op de foto) en zijn bevoorradingsteam 

Welke uitdagingen komt Maarten op zijn beurt tegen in het logistieke proces? "Normaal gesproken komt er elke twee tot vier weken een container aan bij de Africa Mercy, maar het komt wel eens voor dat containers een paar weken vertraging hebben. Elke container bevat ongeveer voor vier weken voorraad. Als er dan een container vertraagd is, hebben we gelukkig niet gelijk een probleem. We houden een buffer aan om deze periode te overbruggen.”

“Maar intern is het soms uitdagend om de verwachtingen te managen bij de vrijwilligers die op bestelde producten aan het wachten zijn of producten willen bestellen”, vervolgt hij. “Het duurt namelijk acht tot tien weken voordat bijvoorbeeld de tandarts zijn of haar bestelde producten ontvangt. Dan denk ik altijd: de spullen die ik nu weg ga brengen, hebben direct een impact op deze mensen.” 

Net zoals Marnix, draagt Maarten ook concreet zijn steentje bij aan de missie van Mercy Ships. "De medische voeding die wij bijvoorbeeld binnenkrijgen, gaat direct naar de patiënten. Daarmee zorgen we ervoor dat patiënten de juiste voeding binnenkrijgen om sterk genoeg de operaties in te gaan. Maar we bestellen en leveren ook de medische producten die de verpleegkundigen en artsen nodig hebben om de operaties uit te voeren. Voor de bevoorrading van het ziekenhuis komen we ook in de ziekenzalen en daar werken we soms naast de patiënten. Dan denk ik altijd: de spullen die ik nu weg ga brengen, hebben direct een impact op deze mensen. Ik vind het fantastisch dat wij als team zó concreet aan de missie meewerken, dat wij door het leveren van goederen direct de levensveranderende operaties mogelijk maken. Dat maakt ons logistieke werk echt schitterend!”

Special delivery: van donatie tot operatie 
Infuusnaalden, werkhandschoenen en linnen voor ziekenhuisbedden: de missie van Mercy Ships begint in Nederland. Uw donatie maakt dit mogelijk. Draag bij aan een operatie of medische training: maak een Special Delivery mogelijk. Uw bijdrage voor een infuusnaald of werkhandschoen maakt het verschil voor een patiënt in Afrika. Van donatie tot operatie: elke gift maakt het verschil. Ga naar Mercyships.nl en doneer nu.